צ׳ק ליסט לאירוע חברה קטן, 20 עד 50 איש: 6 שבועות, שלב אחרי שלב

אירוע חברה קטן הוא משימה שנוחתת על מישהו אחד, בדרך כלל ליד העבודה הרגילה. הטעות הנפוצה היא להתחיל מהרעיונות (קריוקי? סדנה? דיג׳יי?) במקום מהתאריכים. הרשימה כאן הולכת הפוך: קודם מה שחייב להיסגר ומתי, ורק אחר כך מה עושים בתוך הערב. 6 שבועות מספיקים לקבוצה של 20 עד 50 איש, ואם יש פחות זמן, פשוט מכווצים את השלבים הראשונים.

מה סוגרים 6 שבועות לפני?

בשלב הזה סוגרים את שלושת הדברים שהכל נשען עליהם. בלי תאריך אין מקום, ובלי מטרה אין ערב.

1. תאריך, ושניים חלופיים

בוחרים יום בשבוע לפני שבוחרים מקום. חמישי הוא היום הכי מבוקש, גם אצלנו, ולכן גם הראשון שנגמר. בדקו שהתאריך לא נופל על חג, על ערב חג, על סוף רבעון או על שבוע שבו חצי מהמחלקה בחו״ל. כתבו גם שני תאריכים חלופיים, כי מקום טוב נותן תשובה על שלושה תאריכים מהר יותר מאשר על אחד.

2. מה הערב צריך לתת

ערב תודה על רבעון, סיום פרויקט, ערב חג או קבלת פנים לעובדים חדשים. משפט אחד על המטרה עוזר להנהלה לאשר, ועוזר לכם לבחור פורמט, תוכן ומי מדבר.

3. מקום שנסגר רק לכם

מקום סוגרים עכשיו ולא בעוד שבועיים, כי לתאריך מבוקש אין "בעוד שבועיים". מקום שכולל אוכל, בר, מערכת הגברה ואיש קשר אחד סוגר במכה אחת חצי מהשלבים שאחרי. באירועי חברה בעזרא שלושת המסלולים וזמינות התאריכים מופיעים בזמן אמת, אז את השלב הזה אפשר לסגור באותו יום; ואם נשארה שאלה, אנחנו עונים תוך 24 שעות.

מה עושים 4 שבועות לפני?

עכשיו הופכים את ההחלטה לדבר שקיים ביומן של העובדים, ומתחילים לספור.

4. הזמנה ביומן, לא רק בוואטסאפ

שולחים זימון עם תאריך, שעת התחלה, כתובת ושעת סיום משוערת. הודעה בקבוצה נעלמת אחרי שעה; זימון ביומן חוסם את הערב. מוסיפים שורה אחת על אוכל: "צמחוני, חלבי, בלי בשר" או מה שסיכמתם, כדי שמי שצריך משהו אחר יגיד עכשיו.

5. סבב ספירה ראשון

בזימון עצמו מבקשים אישור הגעה. התוצאה של הסבב הזה תמיד גבוהה מהאמת, וזה בסדר; זה המספר שעובדים איתו מול המקום בינתיים. עוד על הפער בין הספירה הזאת לכמות בפועל, בהמשך.

6. בוחרים פורמט לערב

ארוחה בישיבה, האפי אוור בעמידה שמתגלגל למסיבה, או מסיבה עם דיג׳יי. ההחלטה הזאת קובעת את התפריט, ואת הסידור של החלל, ולכן היא נסגרת עכשיו. השוואה בין שלושת הפורמטים ולמי כל אחד מתאים, בערב צוות בעזרא.

7. מי מדבר, וכמה זמן

מנכ״ל, מנהלת מחלקה או מי שנכנס לתפקיד חדש. מבקשים מהם עכשיו, לא ביום. ומבקשים גם מסגרת: 3 עד 5 דקות לדובר, שניים עד שלושה דוברים. זה הדבר שהכי קל לשכוח והכי קשה לתקן בערב עצמו.

מה סוגרים שבועיים לפני?

8. תפריט, כולל מי שאוכל אחרת

מעבירים למקום את מה שעלה מהזימון: כמה צמחונים, כמה טבעונים, רגישות לגלוטן. בקבוצה של 40 יש כמעט תמיד שלושה שצריכים משהו אחר, ומקום שיודע מראש פותר את זה בלי שאף אחד ירגיש.

9. תוכן שלא תלוי בספק

מצגת תמונות מהשנה, סבב קצר של "הדבר שלא ידעתם עליי", פרסים קטנים לשלוש קטגוריות מצחיקות. כל אלה דורשים רק מקרן, מיקרופון ומישהו שמנחה. בדקו שהמקום מספק את שלושתם; בעזרא יש מקרן, מסך נפתח ושני מיקרופונים בתוך החלל.

10. לו״ז בשעות

כותבים לעצמכם את הערב שעה אחרי שעה (הטבלה למטה) ושולחים אותו למקום. מקום שיודע שב-21:00 יש מצגת ידאג שהמוזיקה תרד בזמן ושהאוכל יהיה על השולחן לפני.

11. איך מגיעים

במרכז תל אביב מתכננים הגעה במונית, בהסעה אחת מהמשרד או בתחבורה ציבורית, ושולחים לכולם את שם החניון הקרוב. בעזרא אין חניה במקום, יש חניונים בתשלום בסביבה, ולערב עם בר מונית ממילא עדיפה.

מה סוגרים שבוע לפני?

12. סבב ספירה שני, זה שקובע

שולחים הודעה קצרה: "מי בסוף מגיע ביום חמישי?" המספר הזה הוא המספר שמאשרים למקום, ובדרך כלל הוא קטן מהראשון ב-10 עד 20 אחוז. על זה מבוסס התשלום, ולכן הסבב הזה לא מדלגים עליו.

13. מעבירים למקום את כל הפרטים

כמות סופית, שעת הגעה, מי מדבר ומתי, האם יש מצגת ובאיזה פורמט, רגישויות באוכל, שם ומספר של איש הקשר מטעמכם. הודעה אחת מסודרת במקום שמונה.

14. תזכורת לעובדים

כתובת, שעה, קוד לבוש אם יש, ומה עושים עם הרכב. ההודעה הזאת מורידה את ה"איפה זה?" ביום האירוע לאפס.

מה מכינים יום לפני?

יום לפני לא מתכננים, אורזים. כל מה שיוצא מהמשרד לאירוע נכנס לתיק אחד, והתיק עומד ליד הדלת.

15. מה מביאים מהמשרד

• מצגת על USB, ועותק במייל לעצמכם
• רשימת שמות לשער, מודפסת
• מתנות או פרסים, ארוזים ומסומנים
• דף עם סדר הדוברים והשעות
• מטען לטלפון ומספר של איש הקשר במקום
• כרטיס אשראי של החברה או אישור תשלום

16. בודקים את המצגת על מחשב אחר

פותחים את הקובץ על מחשב שלא שלכם, רצוי ב-PDF בנוסף לפורמט המקורי. גופן שחסר או סרטון שלא רץ מתגלים עכשיו, לא מול 40 איש.

איך נראה הערב עצמו, שעה אחרי שעה?

זה לו״ז לערב של 5 שעות, שמתחיל ב-19:00. לערב של 3 שעות משאירים את אותו סדר ומקצרים את האוכל והרחבה.

כמה אנשים באמת יגיעו?

הקבוצה כמעט תמיד קטנה ממה שהרשימה הראשונה אמרה. מילואים, חופשות, ילד חולה, מישהו שבדיוק טס. אירוע שהתחיל כ"בערך 45" נסגר לא פעם על 35 עד 40.

סופרים פעמיים, לא פעם

הספירה הראשונה (4 שבועות לפני) נותנת סדר גודל למקום. הספירה השנייה (שבוע לפני) נותנת את המספר הסופי שמעבירים למקום, וכך האוכל והסידור מתאימים בדיוק לקבוצה.

השורה התחתונה

אירוע חברה קטן ל-20 עד 50 איש נסגר ב-6 שבועות אם עובדים לפי תאריכים: תאריך, מטרה ומקום קודם; הזמנה וספירה ראשונה אחר כך; תפריט, תוכן ולו״ז שבועיים לפני; ספירה שנייה שבוע לפני; תיק ארוז יום לפני. בערב עצמו הדיבורים בשעה הראשונה, האוכל באמצע והרחבה בסוף. ואם רוצים לסגור את שלב 3 היום, באירועי חברה בעזרא המסלולים והזמינות כבר על המסך.